중요한 보고서를 PDF로 저장하고 확인해봤더니, 글꼴이 바뀌고 표가 틀어지고 이미지도 흐릿하게 나오는 걸 경험해본 적 있으신가요?
실제로 업무 중 또는 제출용 문서를 준비할 때 워드에서 PDF로 변환했는데, 원본과 전혀 다른 문서처럼 보이는 순간 당황스러울 수밖에 없습니다.
이럴 때 “내가 뭔가 잘못한 걸까?”라는 생각부터 드는데요. 사실 이런 현상은 워드 문서를 PDF로 변환할 때 흔히 발생하는 문제입니다. 오늘은 그 원인과 해결 방법을 정리해보았습니다.
서식 깨짐의 대표적인 원인은 무엇일까?
가장 많이 발생하는 원인은 비표준 글꼴 사용입니다. 문서를 작성할 때는 예쁜 글꼴을 쓰고 싶어서 무료 폰트를 설치해 사용하기도 하죠.
하지만 이 글꼴이 PDF 변환 과정에서 시스템에 포함되지 않으면, 자동으로 다른 글꼴로 대체되면서 줄 간격, 자간이 무너지는 문제가 발생합니다.
또 하나는 이미지와 표의 처리 방식입니다. 특히 외부에서 가져온 PNG나 JPG 파일은 해상도 저하가 생기기 쉬우며, 복잡한 표나 두 개 이상의 열을 사용하는 레이아웃도 변환 과정에서 구조가 뒤틀리거나 일부가 누락될 수 있습니다.
문서에 삽입된 스캔 이미지 기반 PDF나 여러 레이어가 있는 파일도 주의해야 합니다. 이들은 단순히 텍스트가 아닌 이미지로 인식되기 때문에 변환 시 재편집이 어렵고 오류가 자주 발생합니다.
그리고 종종 간과하는 부분 중 하나가 PDF 변환 프로그램 자체의 버전이나 호환성 문제입니다. 오래된 프로그램이나 비공식 툴은 변환 품질이 떨어질 수밖에 없습니다.
문제 해결을 위한 실전 팁
이런 문제를 줄이기 위한 가장 효과적인 방법 중 하나는 기본 제공 폰트만 사용하는 것입니다. 또는 ‘파일 > 옵션 > 저장’ 항목에서 문서 저장 시 글꼴 포함 설정(폰트 임베딩)을 체크하는 것도 좋은 방법입니다.
PDF 변환 시에는 “파일 > 인쇄 > 프린터에서 Microsoft Print to PDF 선택” 방식이 서식을 잘 유지하는 데 유리합니다. 많은 분들이 “다른 이름으로 저장 > PDF”를 많이 쓰지만, 실제로는 프린터 방식이 줄 간격, 글꼴 유지에 더 유리하다는 평가를 받습니다.
이미지나 도형은 되도록이면 SVG, EMF 같은 벡터 형식을 활용하고, 그룹화 없이 삽입하는 것이 중요합니다. 특히 Microsoft 365 사용자라면 PowerPoint에서 작업한 벡터 이미지를 워드로 가져오는 방식도 추천할 수 있습니다.
표나 다단 레이아웃이 많은 문서는 변환 전에 가능하면 구조를 단순화하거나 중요한 요소만 남기는 방식으로 편집하는 것이 좋습니다.
혹은 Adobe Acrobat과 같은 신뢰할 수 있는 PDF 변환 도구를 사용하는 것도 좋은 해결책이 될 수 있습니다.
추가로 고려할 수 있는 고급 방법
PDF에 주석, 양식 필드, 이미지 등 여러 요소가 겹쳐 있다면 변환 전에 ‘평탄화(Flatten)’ 작업을 하는 것이 안정적입니다. 이는 모든 레이어를 하나로 합쳐서 출력 형태로 고정하는 과정으로, 호환성을 높이고 깨짐 현상을 줄여줍니다.
온라인 PDF 변환기를 사용할 때는 반드시 신뢰할 수 있는 곳을 선택해야 합니다. 예를 들어 Adobe 공식 웹사이트의 PDF 변환 도구는 글꼴 호환성과 이미지 품질 면에서 뛰어난 결과를 보여주는 것으로 알려져 있습니다.
마무리하며
워드에서 PDF로 변환하는 과정은 단순해 보여도, 내부 구성 요소가 많을수록 복잡해지고 오류 가능성도 함께 늘어납니다.
따라서 사전에 글꼴 설정, 이미지 삽입 방식, 변환 도구 선택 등을 꼼꼼히 준비하는 것이 가장 좋은 예방책입니다.
문서 제출이나 공식 보고서 제출 전에는 PDF를 열어 반드시 직접 확인해보는 습관도 중요합니다. 이상하게 보이는 부분이 있다면 워드 문서의 여백이나 줄 간격을 조정해서 재변환하는 것이 가장 깔끔한 해결책이 될 수 있습니다.
혹시 여러분도 워드 PDF 변환 과정에서 당황했던 경험이 있으신가요? 이 글이 도움이 되셨다면 공유해주시고, 더 궁금한 점이 있다면 언제든지 댓글로 남겨주시기 바랍니다.
실수 없는 문서 제출, 꼼꼼한 사전 확인이 정답입니다. 참고하시기 바랍니다.