바쁜 일상 속에서도 업무는 멈추지 않습니다. 특히 병원 조직처럼 실시간 의사소통과 빠른 결재가 중요한 곳에서는 언제 어디서든 유연하게 일할 수 있는 시스템이 필수죠.
그런 점에서 연세의료원 원외 그룹웨어(https://plaza.yuhs.ac)는 의료기관의 업무 효율을 한 단계 끌어올리는 대표적인 사례로 자주 언급됩니다.
병원 업무, 이제는 ‘원외’에서도 가능하다
연세대학교 의료원 소속 직원이라면 익숙할 그룹웨어 시스템. 이 중에서도 ‘원외 그룹웨어’는 병원 밖에서도 안정적으로 업무를 이어갈 수 있도록 돕는 디지털 플랫폼입니다.
단순한 이메일 확인이나 일정 조회를 넘어서, 전자결재, 프로젝트 협업, 내부 보안 메일, EMR 인증까지 한 번에 처리할 수 있도록 구성돼 있어요.
신촌세브란스, 강남세브란스, 용인세브란스를 비롯한 연세의료원 산하 병원 공통으로 사용되고 있기 때문에, 의료진뿐 아니라 행정직, 연구원, 계약직 등 다양한 사용자가 실무에 적극 활용하고 있습니다.
어떤 기능들이 있을까?
초보자도 쉽게 이해할 수 있도록 하나씩 살펴보면 다음과 같은 핵심 기능들이 있습니다.
- 전자결재: 휴가신청서, 경비청구서 등 종이 없이 빠르게 결재 처리
- 일정 관리: 회의, 교육, 진료 일정을 한 화면에서 보기 좋게 정리
- 문서 보관 및 협업: 팀원들과 클라우드 기반으로 문서를 실시간 공유
- 보안 메일 시스템: 외부 유출 걱정 없이 병원 내부 메일 송수신
- EMR 인증 기능: 전자의무기록 접근 시 필요한 인증서도 간편하게 발급 가능
- 모바일 접속: 스마트폰 앱(AnyOTP) 설치로 외부에서도 접속 가능
특히 AnyOTP 앱을 통해 모바일에서도 로그인이 가능하다는 점은 외근이 잦거나 응급상황 대응이 필요한 의료진에게 큰 장점입니다.
어떻게 접속하면 될까?
접속 방법은 비교적 간단합니다. 브라우저에서 https://plaza.yuhs.ac로 이동한 뒤, 병원에서 발급받은 ID와 비밀번호를 입력하면 됩니다.
다만 Microsoft Edge 또는 Internet Explorer에서의 사용을 권장하는데, 이는 일부 보안 플러그인과의 호환성 때문이에요.
크롬에서도 접속은 가능하지만, 기능 제한이 있을 수 있어 주의가 필요합니다.
모바일에서 접속하려면 AnyOTP 앱을 설치한 후, 병원 코드 및 개인 인증 번호를 입력해 OTP 인증 과정을 거쳐야 합니다. 이중 보안이 적용되어 있어 데이터 보안 면에서도 안심할 수 있는 환경이 마련돼 있죠.
놓치기 쉬운 팁도 있어요
- 서버 자동 저장 기능이 있어 갑작스러운 종료에도 문서가 안전하게 보존됩니다
- 팀 단위 업무라면 ‘프로젝트 관리’ 기능을 적극적으로 활용해보세요. 업무 분장과 진행 상황 체크에 유용합니다
- 퇴직자의 경우에도 일정 기간 동안은 열람 권한이 유지되는 경우가 있어, 업무 인수인계 시에도 편리합니다
관련 시스템과 함께 쓰면 더 좋아요
이 그룹웨어는 단독으로도 훌륭하지만, 병원 내 다른 시스템과 연계했을 때 시너지가 더 큽니다.
예를 들어, 연세의료원 EMR 시스템과의 연동 덕분에 진료 기록 조회 및 수정을 빠르게 처리할 수 있고, 의료영상시스템(PACS)이나 원내 메신저와도 자연스럽게 연결되죠.
전자서명 솔루션인 DocuSign 또는 연세의료원에서 사용하는 자체 인증 솔루션과도 호환되며, 모바일 보안 강화를 위해 최근에는 지문인식 기능 도입도 검토되고 있다고 알려져 있습니다.
정리하며
연세의료원 원외 그룹웨어는 단순한 IT 시스템 그 이상입니다. 복잡하고 빠르게 돌아가는 병원 환경에서 직원들이 시간과 장소의 제약 없이 효율적으로 업무를 수행할 수 있도록 돕는 필수 플랫폼이죠.
누구나 처음에는 어렵게 느껴질 수 있지만, 한 번 익숙해지면 오히려 오프라인보다 편하다는 이야기도 나올 만큼 사용자 편의성이 잘 설계되어 있습니다.
혹시 주변에 연세의료원 근무자나 관련자 분이 계시다면, 이 시스템에 대해 공유해보는 것도 좋을 것 같습니다.
생각보다 더 많은 이들이 ‘접속은 해봤지만 제대로 활용은 못하고 있었다’고 이야기하더라고요. 누군가에겐 이 포스팅 하나가 업무 효율을 바꿔줄지도 모르니까요.